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問題社員の対応 ― 従業員が会社のお金を横領した

問題社員対応事例:社員が売り上げの一部を着服していた場合

相談事例
当社の社員が売り上げの一部を着服していました。当該社員は営業担当なのですが、支払いを現金払いにしたうえで請負金額を低く記載しなおし、差額を手に入れていたようです。何社かで同様の手口を使っていたようで、損害は500万を超えています。
横領された金額を返還させることはできるでしょうか?また、この社員を懲戒解雇したいのですが、本人に伝えても良いでしょうか。
回答
横領は、犯罪行為であり、刑事罰の対象にもなる行為です。
そのため、損害賠償請求を行い、横領された金額を返還させることや、懲戒解雇を行うことができます。
ただ、本人への伝え方などには、気を付けていただきたい点がいくつかあります。

重要なのは該当社員への初動対応、スピーディーに行うことが不可欠!

気を付けていただきたいのは、解雇する旨を本人に伝えることや事情聴取の前に、まず関係資料(請求書や領収書など会計帳簿類)のチェック、取引先への聞き取りなど、この社員が本当に行ったことなのかどうかを裏付けするための客観的資料の調査を行ってほしいのです。

会社のお金を着服するなどは、用意周到に進めている場合が多いです。このことが発覚すれば次にどのようにふるまうか、取引先と口裏を合わせたり、資料を消失させたりと準備させる時間を与えないことです。

先に客観的資料である帳簿類を精査しておき、該当社員の逃げ道を閉ざしておくことで、どのような言い逃れをしようと矛盾点が出てくるようにしておく必要があります。

横領行為の調査中、当該社員には自宅待機命令を指示しておく

これ以上横領行為を継続させない、資料関係の消失、取引先との口裏合わせなどの予防策として、自宅待機を指示する必要があります。

この自宅待機中の賃金については、原則として賃金を支払う必要がありますが、横領がこの社員の行為であった場合、また再発の恐れがあるといった場合には、賃金支払義務を免れる場合もあり得ます。

いずれにせよ、社員の人生がかかっている調査ですから、きちんと精査する必要があります。帳簿に関しては、顧問税理士など専門家にも対応してもらった方が良いでしょう。

交渉の場には、専門家に同席してもらいましょう。

客観的資料の審査に関しては、社内だけでなく社外の専門家からのアドバイスも受けるようにしましょう。

そして忘れてはならないのが、信頼関係にある取引先に大きな損害を与えているという事実です。

横領目的で、多めに請求しているなどは、まず取引先への返金を行う必要もあります。誠意をもって取引先と話し合う必要もあります。その話し合いの場に弁護士に同席してもらうことも一つの交渉方法です。法律のプロに取引先との交渉場に同席してもらうことは、相手側に安心感を与え、張り詰めた交渉の場の緩衝材にもなってもらえます。

内部資料の精査が終わったら、次に該当社員への聞き取りを始める

この聞き取り調査で確認すべき事項は、次の7点です。

  1. 横領行為を行ったことを認めるか
  2. 謝罪して弁償する意思はあるのか
  3. 横領行為の時期と、詳細な金額。
    (正確な金額、時期を本人から聞き出すのは困難かもしれませんが、帳簿類を確認すればこの時期と金額は判明します。聞き出すのは、こちらが見つけ出した金額と時期が合うかどうかの確認作業となります)
  4. 横領行為に伴って持ち出した金額で返済できるものはすぐに返済させること
  5. 横領の際に利用された書類、データの収集
    (もしデータを消去させていたら復元ソフトなどを使ってデータを復元させる。)
  6. 筆跡、捺印などの痕跡が本人のものであるかどうか。
  7. この横領行為に関しての共犯者がいるのかどうか

上記について聞き取りを行っておくことで、本当に横領を行っていたらいくら弁明しようとも矛盾点が露見してしまいます。この聞き取り調査の内容は、必ず社内において複数の人間で聞き取り記録しておく必要があります。また音声を録音しておくこともお勧めします。

後で訴訟に発展したときに、裁判資料ともなるものですから冷静に正確に聞き取りを行うようにしてください。

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