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新型コロナウイルス感染拡大に伴い、企業が行うべき感染拡大防止措置及びその留意点(テレワークについて)

はじめに

新型コロナウイルス感染症の感染拡大予防のためには、人と人との接触を減らしていくことこそが肝要であるとされています。

今までは、どこか特定のオフィスに勤め、自宅からそのオフィスに通勤したり、オフィス内で同僚と接触、また取引先と折衝を行うときも対面であるなど、人と人との直接的な接触が前提となっていました。しかしながら、今後は、人と人との直接的な接触を減らしていかなければなりません。

また会社が従業員に対して果たすべき安全配慮義務の実現や、休業手当の支払い義務の有無においても、テレワークの可否を検討しなければなりません。

今回は、テレワークを実現するにあたっての法的な留意点(労働時間管理など)について、ご説明していきたいと思います。

テレワークとは

テレワークとは、「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた言葉で、一般的に労働者が情報通信技術を利用して行う事業場外勤務のことをいいます。

ざっくり言うのであれば、オフィスに固定されず、勤務場所や時間にとらわれることのない働き方のことを言います。

テレワークの種類

テレワークは、労働者が労働する場所に応じて①在宅勤務、②サテライトオフィス勤務、③モバイル勤務の3つに分けられるとされています。

  1. 在宅勤務は、労働者の自宅で勤務を行うもので、通勤時間がなくなります。仕事と家庭との両立に資する働き方であるといわれてます。
  2. サテライトオフィス勤務は、労働者が属するメインのオフィス以外に設けられたオフィスを利用して勤務を行うものです。これは①と②の中間的なもので通勤時間を短縮しつつ、在宅勤務やモバイル勤務以上に作業環境が整った場所で働く働き方です。
  3. モバイル勤務は、ノートパソコンや携帯電話などを活用して臨機応変に選択した場所で業務を行うもので、労働者が自由に働く場所を選択できる最も柔軟な働き方です。

テレワークのメリット、デメリット

テレワークのメリットはなんといっても通勤時間の短縮です。労働者に自由な時間が増えることで家庭と仕事の両立が可能となります。また、会社にとっても、遠隔地の優秀な人材を確保したり、オフィスのコストを削減するなど様々なメリットがあります。

他方で、テレワークのデメリットは、場所に拘束されないからこそ、仕事と仕事以外の切り分けが難しくなり、長時間労働になりやすい恐れがあることです。これは労働者にとってもデメリットですし、労働時間管理が困難になることから、使用者にとってもデメリットです。

その他、コミュニケーションの取り方が従来と変わってしまうので、コミュニケーションを取りづらいとか、情報セキュリティの問題などの様々なデメリットもあるといわれています。

新型コロナウイルス感染拡大防止には、テレワークは避けて通れないこと

テレワークにはメリット、デメリットがあります。

ただ、新型コロナウイルスの感染が拡大している現状においては、人と人との接触を減らすテレワークの採用を検討しないということは出来ません。

もちろん、業種によってはテレワークが不可能という業種もありますが、新型コロナウイルス感染拡大防止のために、部分的であってもテレワークの導入を検討することをお勧めいたします。

テレワークの導入にあたって検討しておくべきこと

テレワークを導入するにあたっては、最低限、どのようなテレワークを導入するか、また運用するかのルール作りをしなければなりません。

その際に検討すべきことは、インフラ面の整備も大事ですが、①労働時間管理や業績評価の方法を検討したり、②従業員のメンタルヘルスケアを心がけておく必要があります。

テレワークにおける労働時間管理

テレワークであろうと、労働時間制度に変わりはありません。

そのため、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」にしたがって、適切に労働時間管理を行わなければなりません。

同ガイドラインによれば、労働時間を記録する原則的な方法としては、パソコンの使用時間などの客観的な記録によるべきであるとされています。

したがって、テレワークにおいてもパソコンの使用時間などの客観的な記録による管理が求められます。

テレワークにおける労働時間管理の難しさと評価方法の転換の必要性

テレワークの特徴としては、労働者が、使用者から離れた場所で就労していることです。

そうしますと、残業しているかどうかもわかりづらいところがありますから、テレワークの長時間労働になりやすいという特徴を防止するために、就業規則上、原則として残業は禁止しておくことが必要でしょう。

また、労働者が中抜けをしたとしても、パソコンさえ起動していえば、把握しづらいという問題もあります。もちろん、中抜け時間について、労使で協議し時間単位の年次有給休暇の制度を用いる等して対応することも考えられます。

ただ、いずれにせよテレワークである以上は、ある程度目が届かないことは避けられません。

そのため、テレワークにおいては、労働時間を見るのではなく、成果物で評価することと評価方法を転換していくことが不可欠だといえます。

事業場外みなし労働時間制の活用

テレワークであると労働時間管理に困難が生じるというのであれば、使用者の具体的な指揮監督が及ばず、労働時間を算定することが困難なときに該当するとして、事業場外みなし労働制を採用するという手段も考えられます。

ただ、テレワークにおいては①使用者の指示に即応する義務がないこと(情報通信機器が、使用者の指示により常時通信可能な状態に置くこととされていないこと等)と、②随時使用者の具体的な指示に基づいて業務を行っていないことの二つの要件を満たす形で導入しなければ、使用者の具体的な指揮監督が及ばず、労働時間を算定することが困難なときに該当しないとされています(「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」)。

いわゆる手待ち状態で待機させておくことは出来ません。なお、業務の目的、目標、期限等の基本的事項を指示することは、②にいう具体的な指示には該当しません。

要するにオフィスで作業させているときに近い環境でテレワークをさせたいというのであれば、みなし労働時間制を採用することは困難です。

テレワークに伴い、事業場外みなし労働時間制を活用したいのであれば、労働者の管理方法や評価方法について根本的な方針転換が必要になってくるでしょう。

テレワークとメンタルヘルス

テレワークの方がメンタルヘルスに影響を及ぼしやすいといわれています。

特に在宅勤務は勤務時間があいまいになりがちなところから、時間外労働につながりやすいといわれています。時間外労働はメンタルヘルスに影響しやすいとされますから、会社としても、時間外労働を防止するように心がけておく必要があります。

また、上司や同僚と空間を共有していないことから、指示を受けづらいとか、相談しづらい環境になってしまうともいわれます。

会社としては、チャットを駆使したり、定期的にビデオ会議によるミーティングを設定するなどして、普段よりもコミュニケーションの場を提供するように心がけていく必要があります。

そして、社員の心身に不調が見られる場合には、早期に産業医との面談を設定するなどしてメンタルヘルスケアを図っていく必要があるでしょう。

新型コロナウイルス感染症に関するテレワークの整備でお悩みの方は、弁護士にご連絡ください。

テレワークは、新型コロナウイルス感染症の流行前から、その導入の是非が検討されてきました。しかしながら、新型コロナウイルス感染症の感染拡大に伴い、その予防のために体制を十分に整備しないままにテレワークに踏み切らざるを得なかった企業様も多いです。

テレワークの整備には、労働時間管理やメンタルヘルスケアの問題も絡みますから、専門家のアドバイスを受けつつ、自社に適合したテレワーク環境を整備していく必要があります。

弁護士法人ALG&Associates埼玉支部では、テレワーク導入にあたって就業規則の整備など、多岐にわたる法的助言や導入支援を行うことが可能です。

埼玉県内で、テレワーク導入に関してお悩みの企業様は、ぜひ一度弁護士法人ALG&Associates埼玉支部にご相談ください。

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